中小企業のオフィス移転を成功させるポイント｜岡山の経営者向け準備チェックリスト

「移転したら電話が使えなくなった」「ネット回線の開通が遅れて業務がストップした」——オフィス移転で失敗する中小企業は少なくありません。移転は一大イベントですが、ITインフラの準備が後回しになりがちです。

本記事では、岡山の中小企業が失敗しないオフィス移転のポイントと、準備チェックリストを解説します。

オフィス移転でよくある失敗

• 移転日にインターネット回線が開通していなかった
• ビジネスフォンの移設工事が移転日に間に合わなかった
• 複合機の搬入経路を確認していなくてエレベーターに入らなかった
• 移転後に電話番号が変わって顧客への周知が遅れた
• 新オフィスのコンセント・LAN配線が足りなかった

これらの失敗は、早めの計画と専門業者への相談で防ぐことができます。

移転準備のタイムライン

移転3〜4ヶ月前

• 移転先の物件を確定する
• 現在のオフィスの解約通知を行う
• 移転プロジェクトの担当者を決める
• インターネット回線・ビジネスフォンの業者に相談を開始する

移転2〜3ヶ月前

• 新オフィスのレイアウトを決定する
• 電話・ネット回線の工事日程を確定する
• 複合機・OA機器の移設または新規導入を手配する
• 電話番号を変更する場合は取引先への周知計画を立てる

移転1ヶ月前

• 取引先・顧客への移転通知を開始する
• 各種住所変更手続き（登記・郵便・銀行など）を進める
• 引越し業者との最終調整を行う
• 新オフィスのコンセント・LAN配線の確認をする

移転1〜2週間前

• 電話・ネット回線の開通確認をする
• 複合機・OA機器の搬入経路を確認する
• 社員への移転手順・注意事項を周知する

ITインフラ移転の重要ポイント

インターネット回線

インターネット回線の新規開通には、申し込みから1〜2ヶ月かかることがあります。移転が決まったら最優先で手配しましょう。光回線が引けない物件もあるため、早めに確認が必要です。

• 移転先で希望の回線が使えるか事前確認する
• 工事日程は移転日の1週間前までに完了するよう余裕を持つ
• 工事完了後に速度・安定性を必ず確認する

ビジネスフォン

電話番号を変更するか現在の番号を引き継ぐかによって、手続きが大きく異なります。

• 同一市内の移転：多くの場合、現在の電話番号を維持できる
• 市外への移転：電話番号が変わる可能性が高い
• クラウドPBXに切り替えると、場所を問わず番号を維持しやすい

複合機・OA機器

• 現在の複合機を移設するか、新規導入するかを検討する
• 搬入経路（エレベーター・廊下・ドア幅）を事前に確認する
• 設置場所の電源・ネットワーク接続を確認する
• 移設の場合はリース契約の移設条件を確認する

移転後のチェックリスト

• 電話・FAXが正常に使えるか確認する
• インターネット接続が全端末で使えるか確認する
• 複合機の印刷・スキャン・FAXが正常に動作するか確認する
• 郵便物が新住所に届いているか確認する
• Googleビジネスプロフィール・ホームページの住所を更新する
• 名刺・会社案内等の印刷物の更新を手配する

まとめ

オフィス移転の成功は、早めの計画と専門業者への相談がカギです。特にインターネット回線・ビジネスフォン・複合機のITインフラは、手配が遅れると移転日に業務ができなくなるリスクがあります。移転が決まったら、まず専門業者に相談することをおすすめします。

プロタゴでは、岡山の中小企業様のオフィス移転に伴うビジネスフォン・複合機・ネットワーク環境の移設・新規導入をワンストップでサポートしています。移転の計画段階からお気軽にご相談ください。