最初は、見積書だけでした｜小さく作った仕組みが、会社の基幹システムになるまで【AIエージェント基本講座 第4回】

株式会社プロタゴ代表の應武です。うちは長いあいだ、見積書と請求書をExcelとスプレッドシートで作っていました。まったくの手書きではありません。それなりに形になったものを使っていました。

ただ、どこかで必ずアナログな作業が残っていました。

ソフトはあるのに、手は動いている

前の見積書から必要な行をコピーして、貼り付けて、数字を打ち替える。自動で計算されるはずのところが、シートをまたぐと繋がっていないので、電卓で足す。請求書を出すときは、見積書を見ながら、もう一度同じ内容を入力し直す。

おそらく、多くの会社で似たようなことが起きていると思います。ソフトは使っている。でも、ソフトとソフトの隙間を、人が手で埋めている。

そして、価格表が変わります

うちの商売では、これがなかなか大変です。

最近は特に、各メーカーさんから値上げのご案内が相次ぎます。仕入先から新しい価格表が届く。ある品目は上がり、ある品目は廃番になり、モデルチェンジで新商品が出る。そのたびに、うちの商品データを更新しなければなりません。

難しい作業ではありません。ただ、数が多い。そして、これを正しくやっておかないと、古い仕入値のまま見積を出してしまいます。利益が合わなくなるのは、こういうところからです。

分かってはいるけれど、丸一日かかると思うと後回しになる。前回お話しした「時間を食う仕事」であり、「後回しになる仕事」でもありました。

思い切って、作ってみることにしました

ここでAIエージェントを使ってみることにしました。ただし、いきなり大きなものを目指したわけではありません。

最初に作ったのは、見積書を作るところだけです。商品を選んで、数量を入れて、印刷できる。それだけの、小さな仕組みでした。

使っているうちに、続きが生まれました

使い始めると、次が見えてきます。

一つずつ足していっただけです。ところが気がつくと、見積・請求・顧客・商品が、一つに繋がっていました。いまではこれが、うちの基幹システムになっています。

業者さんにお願いする場合、こうはいきません。最初に全部の仕様を決める必要があります。何が要るかは使ってみないと分からないのに、使う前に決めなければならない。だから見積も大きくなり、話も長くなります。

小さく作って、使って、足す。この進め方ができるのが、いちばん大きな違いでした。

いまは、価格表が届いても困りません

先日も、仕入先から価格改定のご案内が届きました。PDFが五冊。値上がりした品目、廃番になったもの、新しく出たもの。

フォルダに入れて、「うちの商品データと突き合わせて、値上がりと新商品を反映して」と頼みました。一晩で、二百件を超える更新が終わりました。私がやったのは、反映する前に出てきた一覧に目を通して、「これで進めて」と言ったことだけです。

ここでも、書き換える前に一度止まって確認を求めてきます。取り消せないことの前では止まる——第1回でお話ししたとおりです。

使いながら、直しています

できてからも、ずっと直しています。使っていると、必ず出てくるからです。

どれも、業者さんにお願いするには小さすぎる話です。連絡するほどでもない、と思って諦めてきた類のこと。それが、気づいた日に直ります。この積み重ねで、道具がだんだん自社の形になっていきます。

何が変わったか

三つ目が、いちばん大きいかもしれません。「この欄の並びを変えたい」といった細かいことから、「この機能をまるごと作り直したい」という大きな話まで、同じように頼めます。費用や日程を気にして遠慮する必要がないので、思いついたことをそのまま試せる。使いながら、自社の思い通りに育てていけます。買ってきた道具では、こうはなりませんでした。

次回で、最終回です

二回にわたって、うちの例をお見せしました。ホームページと、見積・請求の仕組み。どちらも、長いあいだ諦めていた仕事でした。

とはいえ、これはほんの一部です。会社の仕事は、まだいくらでもあります。次回は最終回として、では、どこから始めればいいのかをお話しします。