その申込、誰かが写していませんか｜不動産・工事・サロン…問い合わせ管理をAIでミスなく回す方法

お客様からの申込や問い合わせは、会社にとっていちばん大事な連絡です。ところが、その大事な連絡ほど、届いたあとは人の手作業に頼っている会社が少なくありません。

メールを開いて、エクセルやスプレッドシートに写して、担当者に伝えて、予定を入れる。一件一件は数分でも、担当が席を外していれば申込はメールの中で待ったままになりますし、忙しい日には写し忘れや伝え忘れが起こります。

今日は、この「届いたあとの管理」をAIで自動につなぐ話です。業種が違っても考え方は同じなので、ご自身の会社に置き換えながらお読みください。

業種が違っても、流れは同じ「3段」です

不動産でも、工事会社でも、サロンでも、問い合わせが届いてからの流れを分解すると、ほぼ次の3段になります。

そして、手間とミスが起きるのも、この3か所です。写し間違い、仕分けの判断漏れ、伝え忘れ。どれも「人が間に入っている」ところで起きています。逆に言えば、この3段を機械がつないでくれれば、人は「判断が必要なこと」と「お客様との会話」に集中できます。

あなたの業種なら、こんな形が考えられます

具体的なつなぎ方は、会社ごとに違います。ここでは、よくある業種での一例をご紹介します。

実際に動いている例：マンスリーマンションの申込

机上の話ではなく、実際に動かしている例もご紹介します。私は、空き家活用推進協会が運営する「マンスリージャパン岡山」（岡山市内のマンスリーマンション）の事業に携わっています。お客様はホームページのフォームから利用を申し込まれ、その内容がメールで届きます。

以前は、申込メールをコピーして管理用のスプレッドシートに貼り、清掃担当にLINEで知らせ、延長のときは退去日を手で直していました。いまは、申込メールを5分おきに自動で見に行く仕組みがあり、こうなっています。

• 受け取る——申込メールから、部屋・期間・お名前・布団や駐車場の有無などを読み取る
• 仕分ける——新規か、延長か、訂正かを見分ける（同じ方の同じ部屋で、退去日の翌日から始まる申込なら「延長」など）
• 次に渡す——管理画面に登録し、カレンダーに反映し、私には報告メール、清掃担当の画面には「新しく入った」印

そして、部屋が特定できない、別の方の予約と重なっている——そういう判断に迷う申込は、無理に登録せず「要確認」として人に回します。

変わることは、3つあります

1効率：写す・伝える作業が、なくなる

メールを開いて、コピーして、貼って、担当に伝える。この一連の作業がなくなります。申込は届いてから数分で台帳に入り、担当に伝わります。夜中に届いても、担当者が外出中でも同じです。

2ミスが減る：「忘れる」が起きにくい仕組みになる

手作業のミスは、たいてい「写し間違い」「直し忘れ」「伝え忘れ」です。機械は届いた文字をそのまま取り出すので写し間違えませんし、変更があれば関係する予定も一緒に動かせます。人の注意力に頼っていた部分を、仕組みの側で受け止めるようになります。

3使いながら、どんどん良くなる

私がいちばん驚いたのは、ここです。動かし始めてから、使ってみて気になったことを言うたびに、仕組みが良くなっていきました。「この画面で鍵の場所も見たい」「入居が近い部屋は色で目立たせたい」「同じ申込が二度届いたら、登録しなかったことも知らせてほしい」——どれも、言ったその日のうちに反映されています。

以前なら、システム会社に依頼して、仕様を決めて、見積をもらって、数か月待つ話でした。いまは、使う人が気づいたことを言えば、それがそのまま改善になる。AIエージェントと一緒に作る、いちばんの違いだと感じています。

始めるときは、「最初に人がやっている作業」を書き出す

いきなり全部を自動にする必要はありません。おすすめしているのは、申込や問い合わせが届いたあと、最初に人がやっている作業を書き出すことです。多くの場合、それは「写す」です。そこが自動になれば、その先の仕分けや連絡は、順番につなげていけます。

どこまで機械に任せ、どこで人が確認するか。お客様の情報を扱う仕組みなので、この線引きは実際の業務を拝見して一緒に決めます。

小さく作った仕組みが育っていく話は、連載の第4回「最初は、見積書だけでした」にも書いています。