複合機を長く使うために知っておきたいメンテナンスの基本｜岡山の中小企業向け

「印刷物にスジが入るようになった」「コピーがかすれる」「紙詰まりが頻発する」——こうしたトラブルを経験したことがある岡山の中小企業経営者の方は多いのではないでしょうか。

複合機は毎日使う重要なオフィス機器ですが、適切なメンテナンスを行わないと寿命が縮まり、突然の故障で業務が止まるリスクがあります。本記事では、複合機を長く快適に使い続けるためのメンテナンスの基本を解説します。

複合機のメンテナンスが重要な理由

複合機はプリンター・コピー・スキャナー・FAXといった多くの機能を一台に集約した精密機器です。内部には多数のローラーや感光体ドラム、定着ユニットなど、消耗する部品が多く含まれています。

これらの部品は日々の使用で少しずつ劣化しますが、定期的なメンテナンスを行うことで劣化のスピードを抑え、トラブルを未然に防ぐことができます。逆にメンテナンスを怠ると、以下のような問題が発生しやすくなります。

• 印刷品質の低下（スジ・かすれ・にじみ）
• 紙詰まりの頻発
• 突然の故障による業務停止
• 修理費用の増大
• リース期間満了前の早期交換が必要になる

日常的にできるメンテナンス3つ

1. 外装・ガラス面の清掃

スキャナーのガラス面にほこりや汚れが付着すると、コピーやスキャンの品質に直接影響します。週に1回程度、柔らかい布で乾拭きするだけでも効果があります。

• ガラス面は柔らかい乾いた布で拭く（水分厳禁）
• 外装はほこりをこまめに取り除く
• 操作パネルも定期的に清掃する

アルコールや洗剤を使用すると表面を傷める可能性があるため、基本的には乾拭きで対応しましょう。

2. 用紙の適切な管理

紙詰まりの原因の多くは、用紙の管理不足にあります。以下の点に注意するだけで、紙詰まりの頻度を大幅に減らすことができます。

• 湿気を避けた場所で用紙を保管する
• 用紙トレイに入れすぎない（上限ラインを守る）
• 用紙をセットする前にパラパラとさばく
• 複合機に合った推奨用紙を使用する
• 折れ・しわのある用紙は使用しない

3. トナーカートリッジの適切な交換

トナーが少なくなると印刷がかすれたり、内部に悪影響を与えることがあります。「もう少し使えそう」と引き延ばしすぎずに、交換のサインが出たら早めに対応することが大切です。

• 操作パネルの警告表示を見逃さない
• 純正品または推奨品のトナーを使用する
• 交換後は内部のほこりも軽く清掃する

定期点検で防げるトラブル

日常的な清掃に加えて、定期的な点検・部品交換を行うことで、大きなトラブルを未然に防ぐことができます。

定期交換が必要な主な消耗品

• 感光体ドラム：印刷品質に直結する重要な部品。メーカーが推奨する枚数を目安に交換
• 定着ユニット：トナーを用紙に熱定着させる部品。劣化すると印刷がこすれる
• 給紙ローラー：紙詰まりの原因になりやすい部品。定期的な清掃・交換が必要
• 廃トナーボックス：満杯になると印刷できなくなるため、定期的に確認・交換

保守契約（カウンター保守）の活用

多くの複合機リース契約には「カウンター保守」と呼ばれる保守サービスが含まれています。これは印刷枚数（カウント数）に応じて保守費用を支払う仕組みで、以下のサービスが含まれるのが一般的です。

• 消耗品（トナー・ドラムなど）の定期交換
• 故障時の修理対応
• 定期点検・清掃

保守契約を適切に活用することで、突然の故障による業務停止リスクを大幅に下げることができます。

こんな症状が出たら早めに相談を

以下の症状が現れたら、自己判断で対処せず、早めに業者に相談することをおすすめします。

• 印刷物に規則的なスジや汚れが出る
• 紙詰まりが週に何度も発生する
• エラーコードが頻繁に表示される
• 異音・異臭がする
• スキャン・FAXが正常に動作しない

これらは内部の部品劣化や設定の問題が原因であることが多く、早期対応することで修理費用を抑えられる場合があります。

まとめ

複合機を長く快適に使い続けるためには、日常的な清掃・用紙管理・トナー交換という基本的なメンテナンスを習慣化することが大切です。また、保守契約を活用した定期点検を行うことで、突然の故障リスクを大幅に減らすことができます。

「最近印刷品質が落ちてきた」「紙詰まりが増えてきた」と感じたら、ぜひプロタゴにご相談ください。岡山を中心に、複合機の点検・メンテナンス・買い替えのご提案まで、ワンストップで対応しています。