その説明、お客様ごとに何度も送っていませんか｜相手ごとに「専用ページ」を1枚

最近いちばん「便利だ」と感じていること

AIと一緒に仕事をするようになって、社内で使う業務アプリをいくつも作ってきました。その中で、最近いちばん便利だと感じているのは、実は大きなシステムではありません。1つの用件のために、1枚のWebページをすぐ作れるようになったことです。

以前なら、ページを1枚作るにも制作会社に頼み、打ち合わせをして、何日も待つものでした。いまはAIと一緒に、その日のうちに形にできます。手間がかからないので、「この1社のためだけのページ」を作ることが、当たり前の選択肢になりました。

実際に、こう使いました

先日、ある取引先と新しい契約を進めることになりました。そこで、そのお客様のためだけのページを1枚作りました。載せたのは、次のようなものです。

• こちらからの提案内容
• お客様に確認していただきたい資料
• まだ決まっていないこと・お聞きしたいことのリスト
• 始まってからの請求書（毎月ここに追加）

お客様は、そのページを開けば今どこまで進んでいて、何を決めればいいかが分かります。こちらも「あの資料、どのメールで送ったかな」と探すことがなくなりました。やり取りの置き場所が、1か所に決まっている。それだけで、話の進み方がずいぶん変わります。

使ってみて分かった、4つの便利なところ

1リンクを送るだけで、渡せる

ページができたら、そのアドレス（リンク）をLINEやメールで送るだけです。お客様はスマホでもパソコンでも、押せばそのまま開けます。アプリを入れていただく必要も、会員登録をしていただく必要もありません。

2その場で直せる、足せる

内容の修正や追加は、すぐにできます。資料が新しくなっても、決まったことが増えても、同じリンクのまま、中身だけが最新になります。「修正版です」と送り直す必要がなく、古い資料と新しい資料を取り違える心配もありません。

3パスワードをかけられる

お客様の情報を載せるページなので、見ていただきたい方だけが開けるように、パスワードで保護できます。

4いつ見ていただいたかが分かる

ページがいつ開かれたか、何回見ていただいたかを確認することもできます。「資料はご覧いただけましたか」と電話をする前に、もう読んでいただけているかが分かる。次の連絡のタイミングを決めやすくなります。

「相手ごとに1ページ」は、どの業種にもあります

お客様と何度もやり取りをしながら仕事を進める会社なら、同じ使い方ができます。たとえば、こんな形が考えられます。

もちろん、お客様ごとだけでなく、社内の研修や年に一度の行事の案内など、「この期間だけ、この人たちに見てほしい情報」をまとめる使い方もできます。

自社でサーバーを持っていなくても、始められます

「うちはホームページを業者に任せていて、自分たちでは触れない」という会社も多いと思います。それでも大丈夫です。

プロタゴでは、自社のサーバーの中に、お客様用の枠をご用意できる体制を整えました。お客様ごとに専用のアドレスを用意し、その中に必要なページを作っていきます。サーバーの契約や設定を、お客様の側で用意していただく必要はありません。

お客様の情報を載せるので、ここは必ず守ります

何を載せて、何を載せないか。誰に見ていただくか。このあたりは、実際の業務をうかがいながら一緒に決めます。

「こんなことに使えないか」の段階で、ご相談ください

専用ページは、作ること自体が目的ではありません。お客様とのやり取りが、もっと分かりやすく、早く進むようにするための道具です。どの相手に、何をまとめると楽になるか。それが見えていなくても構いません。「いつも同じ説明を何度もしている」「資料がどこにあるか分からなくなる」——そんなお困りごとからお聞かせください。

お客様から届く申込や問い合わせを、自動で受け取って仕分ける話は「その申込、誰かが写していませんか」に書いています。