FAX機能は本当に必要か？｜岡山の中小企業がFAXを上手に活用・移行するためのガイド

「FAXなんて時代遅れでは？」という声がある一方、「取引先がFAXしか使わない」「FAXがないと業務が回らない」という現実もあります。岡山の中小企業においても、FAXはまだまだ現役のコミュニケーションツールです。

本記事では、FAXが本当に必要かどうかの判断基準と、上手な活用・移行の方法を解説します。

FAXが今もよく使われる理由

• 証拠性：送受信の記録が紙として残り、後からの確認がしやすい
• 業種の慣習：医療・建設・製造・行政など特定業種では今もFAXが標準
• 取引先の都合：取引先がFAXしか使わない場合、こちらも対応が必要
• 署名・捺印のある書類の送付：スキャン＋メールよりFAXの方が慣れ親しまれている
• ITリテラシーの差：メールやクラウドが苦手な取引先との連絡手段として

FAXが不要になってきているケース

• 取引先のほとんどがメール・チャットで対応できる
• 社内でのFAX送受信がほとんどない
• ペーパーレス化・DX推進を本格的に進めている
• 若い世代の社員が多くFAXの操作に不慣れ

FAXの活用方法3つ

1. 複合機のFAX機能をそのまま活用する

複合機にFAX機能が搭載されている場合、追加費用なしでFAXを使い続けることができます。ただし、FAX専用の固定電話回線が必要になる場合があります。

• メリット：使い慣れた方法で継続できる・追加費用が少ない
• デメリット：紙の消費・インク代・電話回線費用がかかる

2. クラウドFAX・インターネットFAXに移行する

インターネットFAXとは、FAX機器を使わずにパソコンやスマートフォンでFAXの送受信ができるサービスです。

• 受信したFAXがメールやアプリに届く（紙が不要）
• 送信もパソコンからPDFを添付するだけで可能
• 専用の電話回線が不要（月額料金のみ）
• テレワーク中でもFAXの送受信ができる
• 月額1,000〜3,000円程度から利用できるサービスが多い

3. FAXからメール・電子化へ段階的に移行する

FAXをすぐにゼロにするのではなく、取引先ごとに段階的にメールや電子書類に移行していく方法です。

• 新規取引先はメールを基本にする
• 既存取引先には「メールでも対応可能です」と案内する
• 電子契約サービスを活用して契約書のFAX・郵送をなくす

FAX回線の見直しで節約できるコスト

FAX専用のアナログ電話回線を維持している場合、以下のコストが発生しています。

• 電話回線の基本料金：月額1,700〜2,000円程度
• FAX用紙・インク代
• 複合機のFAX機能の保守費用

インターネットFAXに移行することで、回線費用・用紙代を削減できる場合があります。FAX送受信枚数が少ない場合は、特にコスト削減効果が高くなります。

まとめ

FAXが必要かどうかは、取引先の状況・業種・社内の利用状況によって異なります。「とりあえず残しておく」ではなく、実際の利用状況を把握した上で、インターネットFAXへの移行や段階的なペーパーレス化を検討することをおすすめします。

「複合機のFAX設定を見直したい」「インターネットFAXへの移行を相談したい」という方は、ぜひプロタゴにご相談ください。岡山の中小企業様のOA機器・通信環境の最適化をサポートします。