「この資料、AIで直せますか？」と聞かれました｜PowerPointは”会社のひな形”から作ると、あとがずっと楽です

きっかけは、お客様のひと言でした

ご質問をくださったのは、ふだんはご自分でパソコンに向かって、資料を一生懸命作られている方です。「前に作った資料を少しリメイクしたい」「ページを足したい」「デザインを変えたい」。そんなとき、AIは使えないだろうか——というご相談でした。

実は代表の應武自身も、最近はPowerPointの資料を自分で作ることが少なくなっていました。そこで、ちょうど必要だった「AI活用支援のご案内」の資料を、AIと一緒に作ってみることにしたのです。

結論から言うと、作れます。ただし、いきなり「資料を作って」と頼むより、順番を守ったほうがずっと早く、きれいに仕上がりました。

最初に作ったのは「会社のひな形」でした

中身より先に、まずプロタゴ専用のPowerPointのひな形をAIに作ってもらいました。中に入っているのは、次のようなページです。

• 会社の色（ボルドー）とロゴを入れた、表紙のバリエーションをいくつか
• 目次のページ
• 見出しや写真、数字を入れるための「枠だけ」のページ

いわば、プレゼン資料のフォーマットです。表紙のほかに、目次、章の区切り、伝えたいメッセージ、項目、手順、数字、表を入れるページまで、全部で30枚になりました。

これを1度作っておくと、あとがとても楽になります。

• 自分の手で作るときも、ひな形を開いて文字を入れていくだけで、会社らしい資料になる
• AIと作るときも、「このひな形を使って」と言えば、色やロゴがばらばらにならない

ひな形ができたら、中身はこの順番で

できあがった資料「AI活用支援のご案内」

こうしてできたのが、プロタゴの「AI活用支援のご案内」です。ひな形の色とロゴがそのまま生きているので、14枚がひとつの資料としてまとまっています。

資料の中身——「会社の記憶」をつくってから、経営の4つの柱のどれかに使う、というプロタゴの考え方——は、次回の記事で、私が1枚ずつ解説する動画とあわせてご紹介します。

人が確かめて、実際に直したところ

今回も、確かめてみて直したところがありました。どちらも、AIに任せきりにしていたら気づかなかったかもしれない点です。

AIは、とても上手に「それらしいもの」を作ります。だからこそ、数字と固有名詞、そして別のパソコンでの見え方は、人が確かめるようにしています。

「自分で作った資料を直したい」ときにも使えます

ご質問をくださったお客様のように、すでに手元に資料がある場合も、同じ考え方で使えます。

• デザインを変えたい … 今の資料と会社のひな形を渡して、「中身はそのままで、このひな形に入れ直して」
• ページを足したい … 今の資料を渡して、「ここに、こういう内容のページを2枚足して」
• 作り直したい … 今の資料を材料にして、伝えたいことの打ち合わせからやり直す

どの場合も、元のファイルは残しておくのがおすすめです。うまくいかなかったときに、いつでも戻れます。

次回は、この資料で「動画」まで作った話です

実は今回の資料には続きがあります。できあがった14枚のスライドを使って、私が1枚ずつ説明する解説動画まで作りました。資料を1つ作ると、動画やブログ、SNSにまで広げられる——その話と、資料の中身は、次の記事でご紹介します。

📚 あわせて読みたい：AI活用の記事を目的別に整理した「中小企業のAI活用 完全ガイド」もぜひご覧ください。