複合機の印刷コストを削減する5つの方法｜岡山の中小企業向けOA機器活用術

「毎月の印刷コストが高い気がするが、どこから削減すればいいか分からない」「複合機のカウンター料金が予想より高くなってしまう」——岡山の中小企業経営者からよくいただくご相談です。

複合機の印刷コストは、設定や運用の見直しだけで大幅に削減できることがあります。本記事では、今すぐ取り組める印刷コスト削減の具体策を5つ解説します。

印刷コストの内訳を理解する

まず印刷コストがどこから発生しているかを理解しましょう。

• カウンター料金：印刷枚数に応じて発生する保守費用
• 用紙代：A4・A3など用紙のコスト
• 電力代：複合機の消費電力
• 廃棄コスト：不要な印刷物の廃棄・シュレッダー費用

特にカラー印刷のカウンター料金は白黒の約10倍になることもあり、カラー管理が最も効果的なコスト削減策になります。

印刷コストを削減する5つの方法

方法1：デフォルト印刷設定を白黒・両面に変更する

最もシンプルで即効性のある方法です。パソコンのプリンタードライバーの設定を変更するだけで実行できます。

• デフォルトをカラー→白黒に変更する（カラー料金を大幅削減）
• デフォルトを片面→両面印刷に変更する（用紙代を最大半減）
• 複数ページを1枚に集約する設定（社内資料は2アップや4アップも活用）

「カラーが必要な時だけカラーを選択する」という意識を社内に定着させることが重要です。

方法2：印刷前の「本当に印刷が必要か」の意識づけ

不要な印刷を減らすことが、最もコストパフォーマンスの高い削減策です。

• 社内回覧・議事録・報告書はデジタル共有に切り替える
• 会議資料はタブレット・ノートパソコンで閲覧する
• 「印刷する前に一度考える」習慣を社内に根づかせる
• プリントアウト確認ボタンを活用して取りに来ない印刷物をなくす（PIN印刷）

方法3：部門別・個人別の印刷枚数を「見える化」する

印刷コストの「見える化」は、意識改革に非常に効果的です。

• 複合機の管理機能で部門別・個人別の印刷枚数を確認する
• 月次で印刷レポートを共有し、コスト意識を高める
• 印刷枚数の削減目標を設定し、達成状況を確認する

方法4：機器の適正配置・台数の最適化

複合機が多すぎる・少なすぎると、どちらもコストが増える原因になります。

• 使用頻度が低い複合機は台数を削減して共用化する
• 高速機・低速機を用途に応じて使い分ける
• 個人用の小型プリンターを複合機に統合してトナーコストを一元管理する

方法5：カウンター保守契約の内容を見直す

現在のカウンター保守契約が自社の使用状況に合っているか確認しましょう。

• ミニマムカウント（最低保証枚数）を下回っている場合は契約内容の見直しを検討する
• カラー単価・白黒単価が市場相場と比較して高くないか確認する
• 複数台ある場合は、まとめて契約することで単価を下げられる場合がある
• 契約更新のタイミングで相見積もりを取る

削減効果のシミュレーション例

月間印刷枚数が5,000枚（カラー1,000枚・白黒4,000枚）の場合の例です。

• カラー1,000枚×15円＋白黒4,000枚×1.5円＝21,000円/月
• カラーを500枚に削減した場合：500枚×15円＋4,500枚×1.5円＝14,250円/月
• 削減額：約6,750円/月→年間約81,000円の削減

まとめ

複合機の印刷コストは、デフォルト設定の変更・不要な印刷の削減・見える化・機器の最適化・保守契約の見直しの5つで大幅に削減できます。まず「今月の印刷枚数とコストを把握する」ことから始めてみましょう。

「複合機の保守契約を見直したい」「印刷コストを相談したい」という方は、ぜひプロタゴにご相談ください。岡山の中小企業様のOA機器活用・コスト最適化をサポートします。