その複合機、機能の1割しか使っていないかも？｜岡山の中小企業向け複合機の便利機能活用ガイド

実は、これは非常にもったいない状態です。いまの複合機には、業務を効率化したりセキュリティを高めたりする便利な機能が最初から数多く搭載されています。しかも、その多くは追加費用ゼロで、設定を見直すだけで使えるようになるものです。

本記事では、多くの会社で「眠ったまま」になっている複合機の便利機能を6つ取り上げ、それぞれどんな場面で役立つのかを岡山の中小企業向けにわかりやすくご説明します。特定のメーカーに限らず、近年の複合機であれば標準またはオプションで備わっていることが多い機能ばかりです。

なぜ複合機の機能は「眠ったまま」になるのか

複合機の機能が使われない理由は、機能が難しいからではありません。多くの場合、原因は次の3つです。

• 導入時に設定されていない——納品時は最低限の設定のままで、便利機能は「使いたければ設定する」状態になっていることが多い
• そもそも機能の存在を知らない——操作パネルの奥にあるメニューまで開く機会がなく、何ができるのか誰も把握していない
• 誰も設定を触らない——「壊したら困る」という心理から、初期設定のまま何年も使い続けてしまう

つまり、機能を使いこなすのに必要なのは新しい機器でも高度な知識でもなく、「何ができるかを知り、一度だけ設定すること」です。ここからは、その価値が特に大きい6つの機能をご紹介します。

眠っている便利機能6選｜設定を見直すだけで使える

① ID認証印刷｜「出しっぱなし」の書類をなくす

印刷ボタンを押してもすぐには出力されず、複合機の前でIDカードをかざしたり暗証番号を入力したりして、本人が取りに来たときにはじめて印刷される機能です。

この機能のメリットは大きく2つあります。

• 情報漏えいの防止——給与明細や見積書などが排紙トレイに放置される「出しっぱなし」がなくなる
• 無駄な印刷の削減——印刷したまま取りに来なかったジョブは一定時間で自動削除されるため、刷り捨てが減る

「誰が印刷したかわからない書類がトレイに溜まっている」という状態に心当たりがあれば、真っ先に検討したい機能です。個人情報を扱う業種はもちろん、社員数が10名を超えたあたりから効果を実感しやすくなります。

② スキャンのフォルダ直接保存｜「スキャンしてメールで自分に送る」をやめる

スキャンした書類を、社内サーバーやパソコンの共有フォルダに直接保存する機能です。設定しておけば、操作パネルで保存先を選ぶだけで、決まったフォルダにファイルが届きます。

意外と多いのが「スキャンして自分宛にメールで送り、パソコンで開いて保存し直す」という使い方です。1回あたりは数分でも、毎日繰り返せば大きなロスになります。部署別・用途別に保存先フォルダを登録しておくだけで、この手間がまるごとなくなります。

スキャン機能の活用方法そのものについては、別記事「スキャナー機能を使いこなして業務を効率化する方法」で詳しくご紹介していますので、あわせてご覧ください。

③ 宛先のワンタッチ登録｜FAX・スキャンの誤送信を防ぐ

よく使うFAX番号やスキャンの送信先メールアドレスを、操作パネルのワンタッチボタン（短縮宛先）に登録しておく機能です。

毎回手入力していると、時間がかかるだけでなく、番号の押し間違いによる誤送信のリスクがつきまといます。FAXの誤送信は情報漏えい事故として扱われることもあり、取引先との信頼問題に発展しかねません。取引先ごとに宛先を登録し、手入力を原則やめるだけで、このリスクを大きく減らせます。

あわせて「宛先を2回確認しないと送信できない」といった誤送信防止の設定ができる機種も多いので、FAXをよく使う会社はぜひ確認してみてください。

④ 両面・集約印刷のデフォルト化｜「意識しなくても」紙代が減る

両面印刷や2アップ（2ページを1枚に集約）を初期設定（デフォルト）にしてしまう方法です。

「両面印刷を心がけましょう」と呼びかけても、人はなかなか行動を変えられません。しかし初期設定を両面にしておけば、何も意識しなくても全員が両面印刷になるため、確実に用紙代を減らせます。片面で印刷したいときだけ設定を変えればよい、という発想の転換です。

社内の会議資料や下書きなど「とりあえず刷る」書類ほど効果が大きく、印刷コスト全体の削減については別記事「複合機の印刷コストを削減する5つの方法」でも詳しく解説しています。

⑤ モバイル印刷｜スマホ・タブレットからそのまま印刷

スマートフォンやタブレットから、パソコンを経由せずに直接印刷できる機能です。近年の複合機の多くが対応しています。

• 外出先から戻った営業担当が、スマホで受け取った資料をそのまま印刷する
• タブレットで確認していた図面や写真を、会議の直前にサッと人数分出力する
• ノートパソコンを持たない現場スタッフも、スマホから申請書類を印刷できる

「一度パソコンにファイルを移してから印刷する」という手間がなくなるため、スマホ中心で仕事をする社員が多い会社ほど便利さを実感できます。社内のWi-Fi環境が前提になるため、ネットワーク設定とあわせて確認するのがおすすめです。

⑥ 使用状況レポート｜「誰が・どれだけ刷っているか」を見える化

部署別・ユーザー別の印刷枚数やカラー比率などを集計して確認できる機能です。ID認証印刷とセットで使うと、より正確に把握できます。

印刷コストの削減は「まず現状を知ること」から始まります。レポートを見ると、「カラー印刷が想定より多い」「特定の部署に印刷が集中している」といった実態が数字でわかり、対策の優先順位をつけられるようになります。感覚ではなくデータで判断できるのは、経営者にとって大きなメリットです。

6つの機能の効果まとめ

機能	主な効果	特におすすめの会社
ID認証印刷	情報漏えい防止・刷り捨て削減	個人情報を扱う会社／社員10名以上
フォルダ直接保存スキャン	スキャン後の手作業をゼロに	書類の電子化を進めたい会社
宛先ワンタッチ登録	誤送信防止・操作時間短縮	FAXの利用が多い会社
両面・集約のデフォルト化	用紙代の確実な削減	社内資料の印刷が多い会社
モバイル印刷	パソコン経由の手間をカット	外回り・現場スタッフが多い会社
使用状況レポート	印刷実態の見える化	印刷コストを本気で見直したい会社

機能を「使える状態」にするための3ステップ

とはいえ、6つすべてを一度に設定する必要はありません。次の手順で、自社に合うものから始めるのがおすすめです。

1. 自社の複合機で何が使えるかを確認する——機種名で取扱説明書を調べるか、保守業者に「この機能は使えますか」と聞くだけでわかります。オプション契約が必要な機能もあるため、まず現状把握を。
2. 効果の大きい1〜2個から設定する——迷ったら「両面・集約のデフォルト化」と「フォルダ直接保存スキャン」がおすすめです。設定の手間が小さく、効果が全社員に及びます。
3. 社員に「変わったこと」を一言伝える——設定を変えても、使い方が伝わらなければ元に戻ってしまいます。朝礼やチャットで「スキャンはこのボタンで共有フォルダに入ります」と一言案内するだけで定着率が変わります。

「使いこなせているか」を見直すのは、買い替え検討の前に

複合機の入れ替え時期になると「もっと高機能な機種にしようか」という話になりがちですが、その前に一度立ち止まってみてください。いまの機種の機能を使い切れていないなら、まず設定の見直しだけで解決できることが意外と多いのです。

逆に、機能を使いこなした上で「ここが足りない」とわかっていれば、次の機種選びの基準も明確になります。使いこなしは、コスト削減であると同時に、次の投資判断の精度を上げる準備でもあります。

まとめ｜眠っている機能を起こすだけで、複合機は何倍も働く

複合機の便利機能は、特別な機器や追加投資がなくても、いま使っている1台の中にすでに備わっていることがほとんどです。ID認証印刷・フォルダ直接保存スキャン・宛先ワンタッチ登録・両面集約のデフォルト化・モバイル印刷・使用状況レポート——どれも「知って、一度設定するだけ」で毎日の業務に効いてきます。

「自社の複合機で何ができるのかわからない」「設定を任せたい」という場合は、ぜひプロタゴにご相談ください。お使いの機種と業務内容をお伺いした上で、御社に合った機能の活用方法をご提案します。