複合機のリース満了のお知らせが届いたら、まず確認する3つのこと｜入れ替えるなら「スキャンしてAIに整理」まで

複合機のリースは5年・6年が多く、満了は数年に一度、必ずやってきます。そのたびに慌てて決めるのではなく、「今の会社に合っているか」を見直すよい機会だと考えてみてください。

この記事では、私たちがリース満了のご相談をいただいたときに、お客様と一緒に確認している3つのことをご紹介します。とくに3つ目は、ここ数年でいちばん変わったところです。

確認① そのまま使い続けるか、入れ替えるか

まず知っておいていただきたいのは、満了＝必ず入れ替え、ではないということです。多くの場合、満了後も再リースという形で同じ機械を使い続けることができます（条件はリース会社やご契約によって違います）。

まだ調子よく動いているなら、使い続けるのも立派な選び方です。ただ、5年以上使った機械には、少しずつ変化が出てきます。次のようなことが増えていないか、振り返ってみてください。

• 紙詰まりの頻度が増えた —— 以前はめったになかったのに、最近は週に何度も扉を開けている。いちばん分かりやすいサインです
• 修理や部品交換で止まることが増えた —— 止まるたびに、その間の仕事も止まります
• 印刷に時間がかかる・音が大きくなった —— 毎日のことなので、少しの遅れでも積み重なります
• メーカーの保守がいつまで続くか —— 機種によっては、部品の供給や保守の期限が近づいていることがあります

とくに紙詰まりは、使っている皆さんがいちばん実感しているところです。「最近よく詰まるよね」という声が社内で出ているなら、入れ替えを考えはじめる目安になります。

確認② 印刷枚数とカウンター料金が、今の使い方に合っているか

5年前に契約したときと今とでは、紙の量やカラー印刷の割合が変わっている会社がほとんどです。書類をデータでやり取りすることが増えて、印刷枚数が減ったという会社も多いと思います。

それなのに契約がそのままだと、こんなことが起こります。

• 印刷枚数は減ったのに、毎月の最低基本料金をそのまま払っている
• 速い機械（1分間にたくさん刷れる機種）を入れていたが、今はそこまでの速さが要らない
• カラーはほとんど使わないのに、カラー前提の契約になっている

まずは、毎月の請求書で白黒・カラーそれぞれの枚数を数か月分見てみてください。どこを見ればよいかは、以前の記事「複合機の請求書、どこを見ればいいか分かりますか？」で詳しく書いています。

枚数が分かると、入れ替えるときに「1つ下の機種で十分」という判断もできるようになります。性能を今の量に合わせて下げれば、月々の負担を抑えられることがあります。

確認③ 入れ替えるなら、使い方まで見直す

入れ替えを決めたら、機種を選ぶ前に考えていただきたいのが「新しい複合機で、何をするか」です。複合機は「コピーとプリンターとFAX」の機械だと思われがちですが、この5年でいちばん大きく変わったのはスキャン（読み取り）の使い道です。

具体的には、こんな流れになります。

1. 複合機でスキャン。届いた書類やFAX、手書きの申込書などを読み取る
2. 決まったフォルダに自動で保存。複合機の設定で、送り先を決めておく
3. AIが読み取って整理。名前付け・仕分け・一覧表への書き出しまで
4. 人は確認するだけ。最後に目を通して、必要なら直す

大切なのは、複合機を選ぶ段階からこの使い方を考えておくことです。スキャンの速さ、両面を一度に読めるか、どこへ送れるか、といった点で選ぶ機種が変わるからです。機械だけ新しくして使い方はそのまま、ではもったいないと思います。

申込や問い合わせの受付をAIで回す考え方は、「その申込、誰かが写していませんか」でもご紹介しています。紙で届くものはスキャンが入口になる、と考えると分かりやすいと思います。

そのほか、スキャンの基本的な使い方は「スキャナー機能を使いこなして業務を効率化する方法」、FAXの見直しは「FAX機能は本当に必要か？」もあわせてご覧ください。

最後に：返却する機械のデータは消してから

入れ替えで古い機械を返却するときは、中に残っているデータに気をつけてください。複合機には、スキャンやコピーのデータ、FAXやメールの宛先の一覧などが残っていることがあります。返却の前に、きちんと消去してから送り出します。

満了の3か月前くらいから、考えはじめると安心です

入れ替える場合、機種の検討や設定、社内の使い方の準備に時間がかかります。お知らせが届いたら、満了まで余裕のあるうちに一度ご相談ください。使い続けるか入れ替えるかを決めるところから、一緒に考えます。