AIで見積書・提案書の作成時間を半分にする｜プロタゴ代表・應武勝幸の実践術【第2回】

中小企業の営業現場では、提案書や見積書の作成に想像以上の時間がかかっています。お客様のヒアリングが終わってから、提案理由を言語化して、導入効果をまとめて、比較表を作って——気づけば半日が過ぎている、という経験のある方も多いのではないでしょうか。

プロタゴでも同じ課題がありました。防犯カメラの提案、ネットワーク構築の提案、OA機器の提案——それぞれ内容が違うため、毎回ゼロから作る必要がありました。そこにAIを組み込むことで、作成時間が大幅に短縮されました。

提案書作成の「何が時間を食っているか」

プロタゴで実際にAIを使っている提案書作成の場面

• 📷
  防犯カメラの提案文を作るとき お客様の業種・規模・課題をAIに伝えて「この会社に防犯カメラを導入する理由と期待できる効果を提案文にして」と依頼。カメラの仕様や台数は自分で調整するが、文章の骨格をAIが作ってくれる。
• 🖨️
  OA機器の比較表を作るとき 「リース・購入・レンタルの違いを、中小企業経営者向けにわかりやすく比較した表を作って」と指示するだけで、比較の軸と内容をまとめてくれる。あとは金額など実際の数字を埋めるだけ。
• 🌐
  ネットワーク構築の提案書を作るとき 「現在の課題：〇〇。提案内容：〇〇。この内容で導入効果と提案理由を経営者目線でまとめて」と伝えると、技術的な話を経営者の言葉に翻訳して文章化してくれる。
• ✉️
  お客様へのフォローメールを作るとき 「先日ご訪問した〇〇様へのお礼と提案内容の確認メールを、丁寧かつ簡潔に作って」と依頼。商談後すぐにメールを送れるようになり、フォローのスピードが上がった。

実際のプロンプト（指示の出し方）例

防犯カメラの提案文を作るとき

比較表を作るとき

AIを使う前と後で何が変わったか

注意点：AIの出力は必ず確認・修正する

まず「1本だけ」試してみてください

次に提案書を作るとき、まずAIに「この内容で提案文を作って」と頼んでみてください。出てきた文章が使えるかどうかより、「こんな速さで下書きができるのか」という体験をすることが大事です。

次回は、應武が実践している「AIを使った社内ルール・マニュアルの整備」についてお伝えします。