営業FAX、放っておくと意外と届いています｜複合機の機能とAIで、プロタゴが止めている方法

FAXは、まだまだ大事な仕事の道具です

やり取りの中心がメールやチャットに移ったのは確かです。それでも、建築・工事、設備、卸売、医療・介護など、FAXで注文書や図面、申込書を送り合う業種はまだたくさんあります。プロタゴにも、リースの審査結果や製品の発注など、大事な書類がFAXで届きます。

だからこそ、FAXは「やめればいい」とは言い切れません。必要なFAXは確実に受け取り、要らないFAXは届かないようにする。この両方ができてはじめて、FAXは便利な道具であり続けます。

プロタゴに届いたFAXを、AIで数えてみました

では、要らないFAXはどれくらい届いているのでしょうか。プロタゴに届いたFAXをデータで取り出し、そのうち174通をAIに読ませて、中身で分けてみました。

5通に1通が、こちらから頼んでいない営業や案内のFAXでした。研修のご案内、宅配弁当のメニュー、各種の勧誘など、送り主は20社以上です。

そして数えてみて分かったのは、件数よりも届き方のほうでした。

• 同じチラシが、別の番号から届く —— いちばん多かった送り主からは8通。そのFAXは、少なくとも4つの違う番号から届いていました
• 会社の2つのFAX番号の両方に届く —— 番号を1つ止めても、もう1つに届きます
• よく届く番号＝要らない番号、ではない —— いちばん多く届いていた番号は、リースの審査結果。止めたら困る、大事なFAXでした

つまり、番号を一度登録して終わり、では追いつかないのです。新しい番号から届くたびに中身を見て、要るか要らないかを分けて、止める。その手間を、誰かがずっと続ける必要があります。

まずは、複合機の機能を知ってください

複合機は、メーカーや価格で選んで契約することも大事です。ただ、それと同じくらい大事なのが「入っている機能を、うまく使うこと」です。FAXについては、多くの複合機に次のような機能があります。

• FAXを紙で出さずに、メールやフォルダで受ける —— 届いたFAXをPDFにして、メールで受け取ったり、共有フォルダに保存したりできます。要らないFAXのために用紙やトナーを使わずに済みます
• 決まった番号からのFAXを受けない —— 登録した番号からのFAXを受け取らない機能があります（機種によって登録できる数や方法が違います）
• 番号を知らせない相手からのFAXを受けない —— 番号を出さずに送ってくるFAXをまとめて断る設定ができる機種もあります

プロタゴでも、複合機で受けたFAXは紙に出さずにメールで受けています。これが、次にお話しするAIの入口になります。複合機の便利な機能は「その複合機、機能の1割しか使っていないかも？」でもまとめています。

プロタゴのやり方：AIが中身を読み、人が決めて止める

番号だけでは見分けられないなら、中身を読めばいい。そこでプロタゴでは、2026年10月から次の流れで営業FAXを止めはじめました。

1. 複合機がFAXをメールで受ける。紙には出さず、PDFでメールの受信箱に届きます
2. AIがFAXを読んで分ける。「仕事のFAX」「営業・案内のFAX」「分からない」の3つに分け、送り主と内容のひと言まとめ、配信を止める方法が書いてあればそれも書き出します
3. どの番号から届いたかを突き合わせる。電話（ビジネスホン）の着信の記録と時刻を照らし合わせて、送ってきた番号を見つけます
4. 止める候補だけを毎朝の画面に出す。営業FAXしか届いたことがない番号だけを候補にします。一度でも仕事のFAXが届いた番号は、候補に出しません
5. 人が見て「止める」を押す。FAXの1枚目の縮小画像とAIの読み取りを見て、「止める／止めない／あとで」を選ぶと、着信拒否のリストに登録されます

実際に担当者が見るのは、こんな画面です。

一定の期間に届いたFAXをAIが読んで、営業FAXの番号だけを1枚の一覧にします。担当者は、FAXの1枚目と、AIが書き出した送り主・用件を見ながら、番号ごとに選ぶだけです。

• 止める —— 着信拒否に登録して、その番号からは受けないようにします
• 止めない —— 案内でも、取引先からのものなら受け続けます。次からは候補に出しません
• あとで —— 迷ったら保留。また次の確認で出てきます

たとえば画面のいちばん下は、お付き合いのある会社からの展示会の案内です。AIの目には「案内のFAX」でも、受け取りたい案内はあります。だから最後は、会社の事情が分かっている人が決めるようにしています。

電話の営業をひと言のガイダンスで減らした話は「増える「AIの営業電話」、自動でお断りできます」でご紹介しました。電話は声の案内で、FAXはAIで中身を読んで。考え方は同じで、人の手を取られる前に、入口で分けるということです。

FAXの中身の扱いについて

FAXには、お客様の注文や個人情報が書かれていることもあります。プロタゴの仕組みでは、AIに読ませたあと、FAXの中身そのものはAIの側に残さず、分けた結果（送り主・ひと言まとめ・分け方）だけを残しています。お客様の会社で作るときも、どのFAXをどこで読ませるかを最初に決めてから進めます。

複合機を選ぶときに、「FAXの受け方」も一緒に考えてください

リース満了などで複合機を入れ替えるときは、機種や価格を比べるのと一緒に、「届いたFAXをどう受けて、どう分けるか」まで考えておくと、入れ替えたあとの毎日が変わります。紙で受けるのか、メールで受けるのか。要らないFAXをどうやって止めるのか。そこが決まると、選ぶ機種や設定も決まってきます。

入れ替えのときに確認しておきたいことは「複合機のリース満了のお知らせが届いたら、まず確認する3つのこと」、FAXそのものを続けるかどうかの考え方は「FAX機能は本当に必要か？」もあわせてご覧ください。

AIでFAXを読んで分ける仕組みは、できあいの商品ではありません。御社に届くFAXと、仕事の流れに合わせて、一緒に作っていくものです。「うちにもけっこう届いている」と感じたら、まずは今の複合機の設定を拝見するところから始めましょう。