会社の電話の案内、まだ機械の声のままですか？｜留守番・時間外・自動音声の窓口を、AIの声で作る

電話の案内は、お客様が最初に聞く「会社の声」です

会社に電話をかけて、「ただいま、電話に出ることができません」と機械の声が流れてきた。そんな経験は、誰にでもあると思います。

ビジネスフォンには、もともと留守番電話や応答のメッセージが入っています。すぐに使えて便利ですが、どの会社でも同じ声、同じ言葉です。社名も名乗りません。

留守番電話、時間外の案内、そして、かけてきた方を番号で振り分ける自動音声の窓口（IVR）。どれも、お客様が会社の人と話す前に聞く声です。会社の電話だからこそ、最初に社名を名乗って、きちんとご案内したいところです。

これまで、自社の案内を作るのが大変だった理由

自分の会社の案内にするには、これまで2つのものが必要でした。

• 台本 —— 何を、どの順番で、どんな言葉で話すか。短い案内でも、考えるとなかなか決まりません
• 話してくれる人 —— 社員さんに吹き込んでいただくこともありましたが、「自分の声が流れるのは少し抵抗がある」という方もいらっしゃいました。プロのナレーターに頼めば、それなりの費用がかかります

しかも、案内は1本では済みません。

パターンの数だけ、録音が必要でした。営業時間が変わった、担当の番号が増えた、となれば、また録り直しです。「一度入れたら、そのまま何年も」になりやすいのは、このためです。

いまは、台本も声もAIで作れます

いまは、AIを使って次のような流れで案内の音声を作れます。

1. 伝えたいことを話していただく。社名、営業時間、休みの期間、つなぎ先など。箇条書きのメモでも大丈夫です
2. AIが台本の下書きを作る。電話で聞いて分かりやすい、短い文に整えます。言い回しは何度でも直せます
3. 声を選ぶ。落ち着いた声、やわらかい声、明るい声など、たくさんの候補から会社に合う声を選びます
4. 案内の音声にして、電話機に入れる。ビジネスフォンの設定と一緒に、プロタゴが入れます

いちばん変わったのは、あとから直すのが簡単になったことです。営業時間が変わった、番号を一つ増やしたい。そんなときも、文字を直して作り直すだけ。同じ声のまま、何パターンでも作れます。

先日の例：女性の声を6通り作り、電話の音で聞き比べました

先日も、あるお客様の電話の窓口の案内を作りました。お客様に台本をいただき、女性の声で6通り作って、聞き比べていただきました。

このとき気をつけたのは、電話の音質に落としてから聞いていただくことです。電話の音は、パソコンやスマホのスピーカーで聞く音よりも、高い音と低い音が削られます。きれいに聞こえていた声が、電話を通すと聞き取りにくくなることもあります。だから、実際にお客様の耳に届く音で選んでいただきます。

どんな案内に使えるか

• 留守番電話・応答メッセージ —— 社名を名乗るひと言から
• 時間外・休日の案内 —— 営業時間とかけ直しのお願い
• 夏休み・年末年始の案内 —— 期間が決まったら、その分だけ作る
• 自動音声の窓口（IVR） —— 「ご用件の番号を押してください」と用件ごとに振り分ける案内
• 録音のお知らせ —— 「品質向上のため通話を録音しています」のひと言

プロタゴの代表番号の案内も、AIの声です

じつは、プロタゴの代表番号に電話をかけると最初に流れる案内も、私、AIコーディネーターの稀結塚あいの声です。営業電話を減らすためのひと言の案内から始めて、いまは番号ごと・用件ごとに案内を変えています。その様子は「営業電話・迷惑電話を95%減らす方法」や「「電話番」を、なくしていく」でご紹介しています。

最近は、こうした電話の窓口の自動音声のご相談をいただくことが増えています。AIで声を自由に作れるようになって、「うちの会社らしい案内にできる」「あとから直せる」と感じていただけているようです。