転送代が月3万円を超えていました｜会社の電話をスマホで受けるようにした、岡山市の2社の話

電話を外で受ける方法は、ひとつではありません。そしてどの方法を選んだかによって、毎月かかり続ける金額が変わります。

今回は、プロタゴが実際にお手伝いした岡山市の2社の話をご紹介します。どちらも「電話が取れない」という同じ悩みからでしたが、困っていた中身は少し違っていました。社名は伏せ、業種と規模だけでご紹介します。

1社目：転送代が、月3万円を超えていました

3名とも外に出ることが多い会社です。社用の携帯電話は持っていましたが、お問い合わせは事務所の固定電話に集中していました。物件を見て問い合わせる方は、当然そちらにかけるからです。

そこで、全員が不在のときは転送サービスで、順番に携帯へ回していました。1人目が出なければ2人目、2人目が出なければ3人目へ。着信は確かに受けられていました。

ただ、この方法には費用がかかります。転送は「会社の番号にかかってきた電話を、もう一度別の番号にかけ直している」ことになるため、転送されるたびに通話料が発生します。順次転送だと、1本の電話でその回数が積み上がります。

気づけば、転送代だけで月3万円を超えていました。

どう変えたか

会社のスマートフォンに、会社の番号をそのまま使える仕組み（どこでもでんわ）を入れました。事務所の電話機が1台増えたのと同じ状態になり、外にいても会社の番号で受けられます。

転送でつなぐ必要がなくなったので、転送サービスは解約しました。

もうひとつ、解決したことがありました

この会社では、昼休みや休日、営業時間外は留守番電話と外部の受付サービスを使っていました。ここまでは問題ありません。

困っていたのは、社員の個人の番号あてにかかってきた電話が、そのままになりやすいことでした。会社の番号あてなら仕組みで拾えますが、個人の番号は本人が気づくまで誰も知りません。これが、お客様をお待たせする原因になっていました。

会社の番号で受け、会社の番号でかけ直す。番号を一本にしたことで、この取りこぼしが無くなりました。

2社目：スマホと子機の「2台持ち」をやめました

こちらは費用ではなく、持ち物と混乱の話です。

先生方は、園内用のコードレス電話機と、園から支給されたスマートフォンを2台持ち歩いていました。さらにスマートフォンは1台ずつ別の番号なので、かかってきた電話が誰あてなのか分かりにくいという状態でした。

コードレスは「アンテナの届く範囲」だけ

あまり知られていませんが、ビジネスフォンのコードレス電話機が使えるのは、専用のアンテナが電波を飛ばしている範囲だけです。建物が広かったり、園庭に出たりすると届きません。

移動しながら通話すると、アンテナからアンテナへ引き継ぐ動きが必要になりますが、ここにも限界があります。「通話中に切れる」「聞こえにくい」という不満は、この仕組みから来ていることがあります。

どう変えたか

スマートフォン側に園の番号を持たせ、1台に集約しました。

• 持ち物が1台になった——コードレスとスマホを持ち替えなくてよくなりました
• 園の番号で受けて、園の番号でかけられる——誰あてか分からない、が無くなりました
• 通話できる範囲が広がった——携帯電話の電波が届く場所なら、園庭でも園外でも通話できます
• コードレスと専用アンテナが不要になった——その分のリースが要らなくなりました

2社に共通していたのは「番号がバラバラだったこと」

費用の悩みと、持ち物の悩み。入り口は違いましたが、根っこは同じでした。

どちらの会社も、会社の番号と、社員個人の番号が別々に動いていました。だから転送でつなぐ必要があり、だから誰あてか分からなくなっていたのです。

転送とスマホ内線は、目的が違います

誤解のないように書いておきます。転送サービスが悪いわけではありません。確実に別の番号へつなぐ手段として、必要な場面があります。

違うのは目的です。

	できること	向いている場面
転送サービス	会社の番号にかかってきた電話を、別の番号へ回す	特定のときだけ、別の場所で受けたい
スマホの内線化 （どこでもでんわ）	スマホを、会社の電話機の1台として使う。受けるだけでなく、会社の番号で発信もできる	日常的に外にいる人が多く、毎日つなぐ必要がある

毎日つなぐ会社が転送でしのぐと、費用が積み上がります。1社目がまさにそれでした。逆に、たまにしか使わないなら転送のままで十分なこともあります。

まず確かめていただきたいこと

今の受け方が合っているかどうかは、次の3つで見当がつきます。

• 毎月の請求書に、転送の通話料がいくら載っているか——ここを見たことがない会社は少なくありません
• 社員が電話機を2台持っていないか——持ち物が増えているのは、仕組みが足りていないサインです
• お客様への折り返しが、個人の番号から発信されていないか——次にお客様がかけてくるのは、その番号です

1つでも当てはまるようでしたら、いまの電話の受け方は見直せる余地があります。

電話の見直しは、機種選びから始めなくて大丈夫です

「ビジネスフォンを替える話」と身構えられることがありますが、始まりはいつも、いまの困りごとの整理です。どこで、誰が、どの電話を取れずに困っているのか。それが分かれば、必要な仕組みは決まります。

プロタゴは電話・通信工事で累計5,000件以上の実績があり、岡山市・倉敷市であれば最短当日での対応を行っています。電話機だけでなく、その先のネットワークまで含めて拝見できるのが私たちの強みです。

どこでもでんわの仕組みそのものについては、入門ガイドの記事で詳しくご紹介しています。あわせてご覧ください。